Echte vastgoedsturing alleen mogelijk bij verbinding tussen strategische, tactische en operationele niveaus

Wat zijn volgens jullie de grootste uitdagingen momenteel als het gaat om assetmanagement bij woningcorporaties?
Dat ligt bij het goed laten samenwerken van de verschillende disciplines en specialisten binnen én buiten de woningcorporatie. Bijvoorbeeld het toekomstige onderhoud. Dit wordt nu vaak vanuit de afdeling vastgoed opgesteld vanuit een vrij technische invalshoek. Vanuit de strategie van het vastgoed wil je daarop sturen. Maar de expertise voor het maken van een onderhoudsbegroting ligt niet bij het assetmanagement. Dit vraagt om samenwerking.

Wat houdt efficiënt assetmanagement volgens jullie precies in?
Wij zien dat assetmanagers veel bezig zijn om data uit ‘hoeken en gaten’ te verzamelen en bewerken. Dit kan efficiënter. Alle aandacht die vanuit het assetmanagement aan vastgoed wordt besteed, is in principe nuttig. Maar je kunt wel stellen dat het minder efficiënt is als het assetmanagement alle energie stopt in het maken van een complexpresatie-analyse, zonder dat de stap naar nieuw beleid wordt gemaakt. Zorg er daarom voor dat ze zoveel mogelijk hier hun tijd aan kunnen besteden.

Je stelt dat er niet altijd verbinding is binnen de corporatie. Er zijn veel losse afdelingen en er is weinig interne samenhang. Kun je dat verder toelichten?
Hoewel er vaak wel overleg is tussen afdelingen – zoals wonen, financiën en vastgoed – is er vaak ook sprake van een specifieke afdelingscultuur. De afdelingen zijn gefocust op de doelstellingen van de afdelingen an sich, en minder op het algemene doel van de organisatie.

Wat is het resultaat van het gebrek aan verbinding?
Dit betekent dat de maatschappelijke en financiële doelen van een corporatie minder snel worden gehaald. De afdelingen zijn vanuit een bepaalde invalshoek of specialisatie ingericht. Finance kan bijvoorbeeld wel de afdelingsdoelstelling hebben behaald, maar door eenzijdig de voorwaarden te bepalen voor de samenwerking met andere afdelingen, wordt er niet onverdeeld met hen meegedacht.

Het delen van kennis en informatie zorgt voor een positieve ontwikkeling en positief gevoel. Men krijgt meer grip op de uitdagingen, begrip voor beslissingen en men is meer onderdeel van het geheel. Dat resulteert in minder fouten, sneller en effectiever kunnen omgaan met veranderingen binnen en buiten de organisatie, meer tevreden huurders en onderaan de streep lagere kosten.

Wat vraagt dit van systemen en medewerkers?
Met de functie van assetmanager als ‘verbinder’ wil je dat systemen en processen zo worden ingericht om optimaal te kunnen verbinden. Het is hun taak om aan alle kanten een bruggenbouwer te zijn; tussen strategisch, tactisch en operationele schaalniveaus, verschillende vakgebieden, de interne organisatie én de buitenwereld. Tooling moet daarbij ondersteunen.

Hoe kan Batavia Groep corporaties daarbij helpen?
In onze ogen is een belangrijk aspect van assetmanagement – en meer vastgoedsturing in het algemeen – het datamanagement. Alle verschillende specialismes hebben vaak hun eigen tooling. Vanuit assetmanagement wil je echter integraal kijken naar vastgoed, waarbij je eenvoudig vanuit al deze invalshoeken kunt analyseren en vergelijken. Dit vraagt ook om verbinding op dataniveau.

De tooling is ondersteunend aan de behoeftes en het proces. Althans zo zou het moeten zijn. Hoewel veel processen ‘standaard’ zijn binnen woningcorporaties worden ook genoeg zaken net wat anders ingevuld, op een eigen manier gedaan of genoemd. Dit heeft vooral veel met definities te maken. Vraag een corporatie hoeveel eenheden deze heeft en je krijgt per afdeling een verschillend antwoord. Door wet- en regelgeving kan dat vaak ook niet anders, de dPi aangifte vraagt andere indelingen dan de marktwaardering. Toch moeten deze werelden en werkelijkheden met elkaar verbonden worden in de data. Dat is waar wij vanuit Batavia Groep met onze VastgoedCloud mee bezig zijn.

Wat levert het een corporatie – en in het verlengde ook voor haar huurders – uiteindelijk op wanneer er wél verbinding is binnen de corporatie?
Het goed kunnen verbinden van het strategische beleid met het tactische niveau van assetmanagement en vervolgens de vertaling naar het operationele niveau, maakt het daadwerkelijk mogelijk om te sturen. Als deze verbinding er niet is, zal het vaak zijn dat er mooie plannen worden gemaakt maar de uitvoering te wensen overlaat. Er is dan ook te weinig sprake van een goede ‘feedback loop’ vanuit de uitvoering van bijvoorbeeld projecten naar de tactische en strategische niveaus. Zo kan op strategisch niveau een project voor sloop en nieuwbouw gemakkelijk worden ingerekend, terwijl in de praktijk blijkt dat het een lange doorlooptijd kent omdat er zorgvuldig met belangen van huurders moet worden omgesprongen en omdat vergunningen voor nieuwbouw veel tijd vragen.

Die zogenaamde ‘achtbaan’ representeert juist het deel waar de winst ligt. Je begint niet opnieuw na een cyclus of jaar met exact hetzelfde, maar neemt mee waar je het voorgaande jaar mee bezig bent geweest, de afwegingen om tot de beslissingen te komen en de mogelijkheid om terug te kijken. Om zo uiteindelijk te zien of wat je voor ogen had ook daadwerkelijk het resultaat is en waar nodig kunt bijsturen.

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Heidi Borgart