De Woningstichting: Eén datawaarheid zorgt voor meer inzicht in waar we staan en maakt ons wendbaarder

De kwaliteit van gegevens verbeteren en één waarheid creëren voor de hele organisatie. Dat waren voor de Woningstichting dé redenen om met vastgoeddata aan de slag te gaan, begint Maarten het gesprek: “Als je iets met data wilt, moet de kwaliteit hoog zijn en iedereen over hetzelfde praten. Vanuit die gedachte wilden we dit onderwerp aanpakken. We komen uit een situatie waarin er verschillende databases en Excel-lijstjes op na werden gehouden. Nu willen we het beheer en actueel houden van data inbedden in onze processen voor nu en in de toekomst. Daarnaast willen we een professionele organisatie zijn die goede dienstverlening aanbiedt, zodat we onze huurders nog beter kunnen helpen.”

Eén datawaarheid
De Woningstichting was vorig jaar één van de acht corporaties die getroffen werd door een grote hackaanval. “Hierdoor zijn onze gegevens maandenlang niet beschikbaar geweest,” blikt Maarten terug. “Daarnaast zijn we momenteel ook bezig met de vervanging van ons ERP-systeem. Deze twee gebeurtenissen zorgen ervoor dat dit een goed moment is om met het creëren van één datawaarheid aan de gang te gaan. Bij een nieuw ERP-systeem horen immers tal van nieuwe definities en het is een mooi moment om nieuwe data-eigenaren en -verantwoordelijkheden vast te leggen.”

Planbaar werk
Omdat vastgoeddata centraal opgeslagen worden en toegankelijk zijn voor medewerkers, verwacht Nigel dat het werk beter planbaar wordt. “Waar we nu soms tegenaan lopen bij projecten, is dat informatieaanvragen heel ad hoc plaatsvinden. Wanneer iemand informatie nodig heeft, moet dat door anderen worden opgehaald en doorgegeven. Daardoor is de doorlooptijd een stuk hoger waardoor werk blijft liggen. Met de nieuwe manier van data inrichten en het tijdonafhankelijk en centraal beschikbaar stellen ervan, willen we doorlooptijden in werkzaamheden verkorten en slimmer samenwerken.”

“Daarnaast bouwen we hiermee een kwaliteitsborging van de gegevens in. Omdat iedereen gebruikmaakt van dezelfde data, weten we dat iedereen in ieder geval over hetzelfde praat. Het borgen van dataverantwoordelijkheden binnen de organisatie zorgt er daarnaast voor dat je snel kunt herleiden waar het fout loopt als iets mis gaat, zodat je het snel kunt oplossen.”

Kleine successen vieren
Volgens Maarten staat de Woningstichting momenteel aan de vooravond van de implementatie van de nieuwe kijk op databeheer. “We voeren gesprekken met proceseigenaren om te kijken waar verbeteringen mogelijk zijn, zodat de processen in het nieuwe ERP-systeem straks zo optimaal mogelijk worden ingericht en dat daarin gebruik wordt gemaakt van volledige en betrouwbare data. Zo samenwerken met proceseigenaren werkt heel aanstekelijk, omdat je stapsgewijs problemen aanpakt en continu kleine successen kunt vieren.”

400 plattegronden
Een voorbeeld van de data die de Woningstichting aanpakt, zijn de plattegronden van woningen. Nigel: “Momenteel wordt met een pen op de tekeningen bijgehouden wat is veranderd bij mutaties en moeten deze tekeningen vervolgens aangepast worden. Onlangs bleek dat de aanpassingen van ongeveer 400 woningen nog niet waren doorgevoerd in de systemen. Hieruit blijkt dat deze stap nog niet goed in onze processen is verankerd. Wat mooi is om te zien, is dat de organisatie steeds bewuster wordt van hun rol bij solide en betrouwbare data. Er werd vanuit de organisatie namelijk direct door opzichters geopperd om de verantwoordelijkheid voor dit soort mutaties bij hen neer te leggen, omdat zij degene zijn die aan de staart van het proces zitten en weten welke aanpassingen aan de tekeningen nodig zijn. We weten nog niet of we het proces zo gaan inrichten, maar het is mooi om de betrokkenheid te zien en dat collega’s zelf eigenaarschap tonen.”

Actuele informatie
Voor het centraal opslaan van de data werkt de Woningstichting samen met Batavia Groep: “Wij maken gebruik van hun VastgoedCloud,” legt Maarten uit. “Het is de bedoeling dat dit dé plaats wordt waar alle vastgoedgegevens uiteindelijk worden opgeslagen. Deze data worden zoveel mogelijk gevoed en gemuteerd vanuit verschillende expertsystemen, iets wat we automatisch willen laten plaatsvinden. Deze manier van slimmer samenwerken voorkomt fouten en zorgt voor de meest actuele informatie. Bij de keuze voor de VastgoedCloud was gebruiksvriendelijkheid voor ons een belangrijk thema, zodat we weten dat onze collega’s uitsluitend hier gebruik van maken en niet meer verleid worden om eigen Excel-lijstjes erop na te houden.”

Meer en nieuwe inzichten
Het gebruik van datastandaarden stelt de Gelderse corporatie in staat meerwaarde uit hun data te halen, verwacht Nigel: “Als je namelijk standaardiseert, kun je op een ander niveau informatie verrijken. Je kunt open data zoals die van het CBS of andere geografische data over jouw eigen data leggen, wat een nieuwe dimensie geeft aan je analyses. Wat dat betreft staan we pas aan het begin. Met de nieuwe data-inrichting maken we van de VastgoedCloud eerst een centrale verzamelbak van informatie. Zodra dat staat, kunnen we kijken naar hoe we al die gegevens meer willen gebruiken voor analysedoeleinden zodat we datadoorsnedes kunnen maken om te komen tot nieuwe inzichten.”

Wendbare organisatie
“Collega’s kunnen zo een eerste beeld krijgen van een bepaald onderwerp omdat ze zelf informatie kunnen vinden,” blikt Nigel vooruit op de toekomst. “Wat betekent de realisatie van een project bijvoorbeeld voor onze duurzaamheidsdoelstellingen? Doordat je een eerste beeld kunt vormen en makkelijk vergelijkingen kunt maken, ben je als organisatie wendbaarder. Je hebt niet meer altijd 68 mensen nodig om een goed beeld te krijgen van waar je staat als organisatie, waardoor er minder tijd nodig is en je sneller een goede beslissing kunt nemen. We hebben afgelopen jaar een mooi jaar gehad met bijvoorbeeld de afschaffing van de verhuurdersheffing, alleen kost de doorrekening van een project soms de nodige maanden. Als we hiermee de doorlooptijd tussen de eerste en laatste stap fors kunnen inperken, kunnen we als de Woningstichting sneller en beter bouwen aan onze doelen.”

Bron: CorporatieGids Magazine
Bron foto: Theo Scholten