Martijn Vermeulen: Datakwaliteit garanderen moet het streven zijn van ons allemaal

Waarom is dataregistratie van vastgoed zo’n actueel begrip in de sector?
Een aantal jaren geleden heerste de gedachte dat een ERP-systeem bijna alle operationele processen ondersteunt. Daarbij was dit ook vaak de enige databron. Expertsystemen speelden een rol bij tactische en strategische processen, maar stonden relatief los van de operationele processen die met het ERP-systeem werden ondersteund. Omdat het werk van corporaties echter steeds complexer wordt, is er meer sprake van specialisatie. Dat leidt tot een complex best-of-breed-landschap waarbij het uitwisselen van informatie tussen expertsystemen cruciaal is. En omdat bijna al deze systemen op een of andere manier het vastgoed als basis kennen, is met name het zorgvuldig registreren van dat vastgoed essentieel. Helaas gaat er nog veel mis: van verschillende vastgoeddefinities die worden vermengd tot niet gestandaardiseerde typeringen waardoor informatie uit verschillende systemen niet goed vergeleken kunnen worden. Dat moet aangepakt worden wil je als corporatie het maximale uit je data kunnen halen.

Wat is jouw visie op goede registratie van vastgoeddata?
Wij merken in de praktijk van vastgoedsturing, -waarderingen, en -analyse steeds weer hoe lastig het is voor corporaties om de verschillende invalshoeken van het vastgoed inzichtelijk te maken. Daarom pleiten wij ervoor om de fysieke, administratieve én juridische wereld bijeen te brengen in één systeem, zonder ze met elkaar te vermengen op een oneigenlijke manier. Dat doe je door eenheden zuiver te definiëren en ze van de juiste typeringen te voorzien. Afhankelijk van het doel waarmee het vastgoed wordt bekeken, kan steeds de juiste dwarsdoorsnede worden gemaakt zonder dubbeltellingen of overlap.

Wat is het grote voordeel wanneer je niet alle data in het ERP-systeem opslaat?
Het is efficiënter om het fysieke vastgoed apart van de administratieve indelingen te registreren, omdat dat meer flexibiliteit geeft. Je kunt bijvoorbeeld makkelijker van ERP-systeem wisselen of specifieke expertsystemen vervangen. Alle systemen gebruiken dezelfde vastgoedeenheden als basis. Ook als vastgoed van eigenaar wisselt, blijft alle informatie beschikbaar voor de nieuwe eigenaar of beheerder.

Hoe groot is het belang van datastandaardisatie vervolgens?
Enorm, net als eenduidige definities die geen ruimte bieden voor verschillende interpretaties. Standaardisatie heeft zowel betrekking op de te gebruiken technieken van gegevensuitwisseling als de gegevens zelf. Als elk systeem heel andere kenmerken, indelingen en typeringen kent, dan wordt onderling uitwisselen lastig. Het zal dan ook heel moeilijk zijn om gegevens uit verschillende bronsystemen met elkaar te kunnen vergelijken in vastgoedanalyses.

Standaardisatie is al jaren een belangrijk thema in de sector, wat zou er beter kunnen?De laatste jaren wordt er inderdaad meer gefocust op standaardisatie, kijk maar naar regelgeving rondom landelijke basisregistraties, de stroomlijning van de dVi en dPi en de opkomst van CORA en VERA. Maar standaardisatie werkt alleen als alle betrokken partijen erin willen investeren en kennis en ervaring willen delen. Oók met concullega’s of concurrenten. Daar valt nog wel wat werk te verzetten, want er wordt nog vaak naar elkaar gewezen en afgewacht in plaats van dat partijen een proactieve rol pakken in het standaardiseren en openstellen van gegevens.

Wat kunnen corporaties doen om hiermee aan de gang te gaan?
Standaardisatie – bijvoorbeeld volgens VERA – zou een basisprincipe moeten zijn van iedere ICT-architectuur. Corporaties zouden als eis moeten stellen dat gegevens zonder drempels en technische beperkingen uitgewisseld kunnen worden. Het zou in principe niet moeten uitmaken welk systeem, deelsysteem of welke leverancier wordt gebruikt ter ondersteuning. Dit kan echter alleen als iedereen dezelfde taal spreekt en een sectorstandaard wordt omarmd.

Hoe weet een corporatie vervolgens dat zijn vastgoeddata van goede kwaliteit zijn?
Ik denk dat de kwaliteit van vastgoeddata omgekeerd evenredig is aan het aantal gebruikte ‘VERTIKAAL.ZOEKEN’ functies in Excel. Dit zal altijd een handig hulpmiddel blijven om gegevens te controleren of snel te analyseren, maar op het moment dat Excel een onmisbare schakel wordt, is het meer dan alleen een hulpmiddel. Dan is het een teken dat er iets niet goed gaat in de definiëring van objecten en kenmerken, of dat er technische belemmeringen zijn om gegevens op een betrouwbare manier uit te wisselen.

Betekent de adoptie van sectorstandaarden dat de datakwaliteit automatisch verbetert?
Er zijn maar heel weinig standaarden die automatisch goed gaan, maar puur al de beschikbaarheid van een standaard maakt het vele malen makkelijker om collectief de kwaliteit te verbeteren. Het lastige is dat een standaard pas écht een standaard is als deze in de praktijk is bewezen en door betrokkenen ook zo wordt ervaren. Tenzij iemand dicteert dat de standaard gebruikt moet worden, kost dit tijd. Pas in het gebruik ontstaan verbeterpunten en wordt de standaard steeds vollediger en beter. Er komt een punt waarop het dan zo geaccepteerd is, dat het gebruik geen discussie meer oproept. Vanaf dat moment is datakwaliteit min of meer gegarandeerd. Op dat punt zijn we echter nog niet, maar dat moet het streven zijn van ons allemaal.

Bron: CorporatieGids Magazine