Martijn Vermeulen: Bestaat “self-service BI” dan toch echt?

12-07-2018

Blog Martijn Vermeulen: Bestaat “self-service BI” dan toch echt?

Toen twee gebruikers van ons Klantvolgsysteem ons op vrijwel hetzelfde moment vroegen naar meer rapportages over KVS processen, gingen mijn collega’s er bijna automatisch van uit dat we dit gingen oplossen door het toevoegen van extra regels programmeercode. In het KVS zit namelijk een mogelijkheid om data eenvoudig te exporteren en de vragen waren heel legitiem.

Op dat moment was ik zelf druk met Power BI. Een paar rapporten maakten het mogelijk beter te kunnen sturen op onze eigen urenverantwoording uit ons administratiesysteem en ik ontdekte allerlei extra analysemogelijkheden op basis van vastgoeddata in een VIM-omgeving. Eerder al onderzocht ik hoe rapportages op een MJOP-systeem gemaakt kunnen worden.

Ook ontdekte ik dat Power BI niet alleen een einddoel dient, maar ook een hulpmiddel is bij het proces van informatieanalyse. Omdat je op basis van ruwe data al snel tussenresultaten ziet, helpt Power BI bij het beantwoorden van drie cruciale vragen:

Is de informatievraag echt zo eenvoudig als deze lijkt, of zitten er stiekem nog vervolgvragen aan vast: wat is ‘de vraag achter de vraag’?
Is het achterliggende informatiesysteem wel optimaal ingericht om de antwoorden op de vragen te kúnnen geven?
Wordt het informatiesysteem door alle medewerkers gebruikt op de manier zoals het bedoeld is?

Als het informatiesysteem het bedrijfsproces niet ondersteunt op de manier zoals verwacht, dan moet dat eerst opgelost worden. Soms kan dat door medewerkers te instrueren over de gewenste werkwijze of het gebruik van het systeem, of door het systeem net iets anders te configureren. Als het tegenzit matcht het informatiesysteem niet (meer) met het proces en is er meer werk aan de winkel. Maar het moet wel gebeuren; het is zinloos rapportages te maken die antwoorden geven op de verkeerde vragen. Hoe mooi ook, die rapporten zullen niet worden gebruikt en de tooling krijgt de schuld.

De case Actium

Terug naar de vragen van de KVS-gebruikers. In plaats van een software-update heb ik voorgesteld een Power BI datamodel en een best practice rapportage te ontwikkelen. We konden dat sneller en flexibeler realiseren en het resultaat beter afstemmen op de informatiebehoefte: beter inzicht in klant- (gestuurde) processen en het gebruik van het KVS. Bovendien was geen capaciteit van onze ontwikkelaars nodig.

Bij Actium in Assen draait het nieuwe Power BI rapport nu. Gebaseerd op een standaard Power BI model, maar met een aantal Actium-specifieke aanpassingen in de rapportage. Het rapport wordt door Batavia Groep beheerd en gepubliceerd in onze eigen Power BI service, waar het dagelijks wordt ververst. Het rapport wordt vervolgens gedeeld met Actium-medewerkers die het rapport kunnen gebruiken.

Hoewel alle genoemde vragen over systeem, proces en informatiebehoefte zijn langsgekomen, waren slechts twee afstemmomenten nodig om tot het eindresultaat te komen. Deels is dat te danken aan de laagdrempeligheid van Power BI waardoor ik ‘on the fly’ kon ontwerpen en afstemmen. Maar vooral het vooraf ontwikkelde rapportagemodel en een eerste concept van het rapport maakten een vliegende start mogelijk. Zonder kennis van corporatieprocessen en van ons eigen KVS was het een langduriger proces geweest.

Nog belangrijker was dat Actium zelf erg gemotiveerd was om te analyseren waarom sommige getallen afweken van de verwachting. Door te onderzoeken wat er in het proces gebeurt, wat medewerkers concreet doen (of: niet doen) in het systeem en door waar nodig direct acties uit te zetten, kon de kwaliteit van de informatie snel worden verhoogd.

Weerbarstige praktijk
Power BI biedt mooie visuals, veel flexibiliteit in vormgeving en interactie en het is makkelijk om rapportages te delen binnen en buiten de eigen organisatie. Power BI nodigt ook uit om aan de slag te gaan met data; je komt een heel eind met data structureren zonder database- of BI-specialist te zijn. Zelfs als de brondata relatief ongestructureerd zijn.

Maar kunnen we het “self-service” noemen? Dat veronderstelt meer ‘self’-vertrouwen in het oplossen van informatievraagstukken dan waarover de gemiddelde medewerker beschikt. Wat ik ‘uitnodigend’ noem, kan door anderen worden ervaren als iets om vooral zo ver mogelijk van weg te blijven. En ook enthousiastelingen raken gemakkelijk gedemotiveerd als blijkt dat de standaard functies om data te bewerken in Power BI niet toereikend zijn en ze in de wereld van SQL, DAX, ‘M’, MDX en ‘R’ belanden. Dan is het snel over met ‘self-service’.

Inzicht in het bronsysteem en het bedrijfsproces dat daarmee wordt ondersteund en begeleiding bij het gebruik van de Power BI visuals zijn wel degelijk vereist. Het definiëren, bouwen en leren interpreteren van stuur- en verantwoordingsrapportages vraagt om begeleiding, ongeacht de BI-tool die je erbij gebruikt.

Self-service voor de specialist
Mijn conclusie is dat Power BI een self-service BI-tool is voor de BI-specialist, die nog steeds de noodzakelijke intermediair is tussen ‘dataproducenten’ (processen en systemen) en ‘dataconsumenten’. Wel denk ik dat Power BI zorgt voor een verschuiving binnen de competenties van de BI-specialist. De flexibiliteit en de vele features van Power BI maken dat de focus op proces- en informatieanalyse komt te liggen en minder op kennis van databasemodellen, querytalen of programmeren. Een gunstige ontwikkeling, want het brengt informatievoorziening dichterbij het bedrijfsproces en uit de hoek van techniek.

Voor Batavia Groep biedt Power BI kansen om dienstverlening rondom klantsturing en vastgoedsturing uit te breiden. We kunnen extra analysemogelijkheden bieden aan corporaties die meer willen met (vastgoed-)data dan de mogelijkheden die onze producten al bieden. Voor ons zal dit dus altijd een combinatie zijn van tooling (hoe) en inhoudelijke expertise (wat). Dit sluit perfect aan op onze ideeën over het verbinden van vastgoeddata en het belang van beheersbaarheid en kwaliteit van data.

Meer informatie?
Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem gerust contact met mij op!