GEBREK AAN SAMENHANG
Hoewel het uiteindelijk natuurlijk een keer over de details moet gaan, moeten we waken voor symptoombestrijding. Opschoon-acties zijn maar beperkt houdbaar als we de oorzaak van problemen rondom databeheer en -uitwisseling niet aanpakken. Die oorzaak zou ik willen samenvatten als het “gebrek aan samenhang tussen strategie en informatievoorziening”.
Alle aandacht voor operationele data in bestaande systemen leidt af van de vraag waar de risico’s van een gebrekkige informatievoorziening het grootst zijn. En die zijn natuurlijk het grootst bij strategische processen waar beslissingen genomen worden die bepalend zijn voor de financiële continuïteit, het maatschappelijk rendement of het imago van de corporatie op de lange termijn. Anders gezegd: het feit dat gegevens op orde zijn in hun ‘eigen’ bronsysteem betekent niet dat op basis van die gegevens de juiste strategische besluiten genomen (kunnen) worden. Dit gebrek aan samenhang is ernstiger dan het lijkt: het leidt niet alleen tot schijnzekerheid, maar je loopt als corporatie het risico niet ‘in control’ te zijn.
Laat ik het heel concreet maken: de enige verbinding tussen kenmerken van vastgoedeenheden, contractgegevens, meerjarenonderhoudsbegroting, (des-)investeringen enerzijds en de financiële meerjarenraming anderzijds (de ‘strategische’ tooling) is… Excel! Én een in verticaal zoeken bedreven medewerker met oog voor detail. Zelfs als er voor bepaalde gegevens een geautomatiseerde koppeling is, vinden er altijd nog databewerkingen plaats buiten de bronsystemen om. Ik zie dan bijvoorbeeld dat met veel inspanning een nieuwe, standaard eenheidtypering tot stand is gebracht in het ERP-systeem (op papier de enige bron), maar ten behoeve van de marktwaardebepaling of de financiële meerjarenraming zijn andere indelingen nodig. Via Excel ontstaat dan toch een tweede werkelijkheid, eentje die alleen in expertsystemen (TM systeem, FMR-pakket) bestaat. De link naar de operationele systemen is vaak volledig zoek.
De afhankelijkheid van enkele ervaren medewerkers en de foutgevoeligheid van dit soort databewerkingen zijn grote risico’s. Aannemende dat de financiële meerjarenraming onder andere de basis is voor de dPi-aangifte en besluitvorming over de lange termijn doelstellingen, vind ik het opvallend hoe weinig controle er is op het proces, op eventuele afwijkingen en de verklaringen daarvoor.
