Blog door: Martijn Vermeulen

Martijn Header

Vastgoedinformatie en strategische processen: op drijfzand kan je niet bouwen

Martijn Vermeulen Adviseur

Vastgoedinformatie en strategische processen: op drijfzand kan je niet bouwen

17-06-2021

Corporaties zijn volop bezig met datakwaliteit en dat is natuurlijk een goede zaak. Er wordt veel energie gestopt in het actualiseren en aanvullen van vastgoeddata. Gelukkig wordt daarbij ook steeds meer gekeken naar standaardisatie en de informatiebehoefte van toezichthouders. Het ideaal is om twee vliegen in één klap te slaan: opschonen én standaardiseren. Hierbij vallen mij twee dingen op:

  1. Datakwaliteit-projecten zijn vooral gericht op data en systemen en veel minder op de bedrijfsfuncties waar al die data wordt gecreëerd of verwerkt, met welk doel en met welke andere bedrijfsfunctie gegevens worden uitgewisseld.
  2. De focus ligt op operationele processen en detailgegevens die daarbij min of meer een gegeven zijn (het domein van de ERP-systemen); tactische en strategische bedrijfsfuncties en hun specifieke informatiebehoefte krijgen heel weinig aandacht.

Via Excel ontstaat dan toch een tweede werkelijkheid, eentje die alleen in expertsystemen (TM systeem, FMR-pakket) bestaat.

Martijn Vermeulen Adviseur
BG Vierkant

GEBREK AAN SAMENHANG
Hoewel het uiteindelijk natuurlijk een keer over de details moet gaan, moeten we waken voor symptoombestrijding. Opschoon-acties zijn maar beperkt houdbaar als we de oorzaak van problemen rondom databeheer en -uitwisseling niet aanpakken. Die oorzaak zou ik willen samenvatten als het “gebrek aan samenhang tussen strategie en informatievoorziening”.

Alle aandacht voor operationele data in bestaande systemen leidt af van de vraag waar de risico’s van een gebrekkige informatievoorziening het grootst zijn. En die zijn natuurlijk het grootst bij strategische processen waar beslissingen genomen worden die bepalend zijn voor de financiële continuïteit, het maatschappelijk rendement of het imago van de corporatie op de lange termijn. Anders gezegd: het feit dat gegevens op orde zijn in hun ‘eigen’ bronsysteem betekent niet dat op basis van die gegevens de juiste strategische besluiten genomen (kunnen) worden. Dit gebrek aan samenhang is ernstiger dan het lijkt: het leidt niet alleen tot schijnzekerheid, maar je loopt als corporatie het risico niet ‘in control’ te zijn.

Laat ik het heel concreet maken: de enige verbinding tussen kenmerken van vastgoedeenheden, contractgegevens, meerjarenonderhoudsbegroting, (des-)investeringen enerzijds en de financiële meerjarenraming anderzijds (de ‘strategische’ tooling) is… Excel! Én een in verticaal zoeken bedreven medewerker met oog voor detail. Zelfs als er voor bepaalde gegevens een geautomatiseerde koppeling is, vinden er altijd nog databewerkingen plaats buiten de bronsystemen om. Ik zie dan bijvoorbeeld dat met veel inspanning een nieuwe, standaard eenheidtypering tot stand is gebracht in het ERP-systeem (op papier de enige bron), maar ten behoeve van de marktwaardebepaling of de financiële meerjarenraming zijn andere indelingen nodig. Via Excel ontstaat dan toch een tweede werkelijkheid, eentje die alleen in expertsystemen (TM systeem, FMR-pakket) bestaat. De link naar de operationele systemen is vaak volledig zoek.

De afhankelijkheid van enkele ervaren medewerkers en de foutgevoeligheid van dit soort databewerkingen zijn grote risico’s. Aannemende dat de financiële meerjarenraming onder andere de basis is voor de dPi-aangifte en besluitvorming over de lange termijn doelstellingen, vind ik het opvallend hoe weinig controle er is op het proces, op eventuele afwijkingen en de verklaringen daarvoor.

Eén systeem voor analyse, simulatie én databeheer beperkt het risico op slecht gefundeerde besluitvorming aanzienlijk.

Martijn Vermeulen Adviseur
BG Vierkant

ALLES KOMT SAMEN
Je kunt (en moet) veel energie steken in het verbeteren van de datakwaliteit ‘aan de bron’, maar als je die gegevens vervolgens ongecontroleerd bewerkt en overzet naar strategische tools om daar belangrijke beslissingen te nemen, begeef je je op glad ijs. Hoewel ik begrijp dat veel ‘data op orde’ projecten zich richten op het laaghangende fruit, is mijn advies toch: kijk vooral naar die bedrijfsfuncties waar strategische beslissingen worden genomen, naar welke data daarvoor nodig is en waar die data eigenlijk vandaan komt. En beperk je niet tot de gestructureerde, gangbare, informatiesystemen, maar kijk ook naar andere bronnen van informatie over vastgoed, omgeving en klant. Want hoe strategischer het proces, hoe meer het in de informatievoorziening draait om het verbinden van verschillende bronnen, schaalniveaus en bedrijfsfuncties. En dus ook hoe ingewikkelder het wordt om controle te houden over informatie. Juist daarom is onze VastgoedCloud uniek en is het gaaf om eraan te werken. Alles komt samen: bestaande systemen en kennis van medewerkers, validatie van brongegevens, het volgen van mutaties door de tijd en het transparant maken van verschillen en keuzes. Eén systeem voor analyse, simulatie én databeheer beperkt het risico op slecht gefundeerde besluitvorming aanzienlijk.