Essentie van vastgoedsturing is het verbinden van afdelingen
Grip op je bezit en efficiënte vastgoedsturing komt bij steeds meer corporaties hoog op de agenda te staan. Maar hoe pak je dat effectief aan? CorporatieGids.nl ging in gesprek over vastgoedsturing met Rein Bakker, ‎Directeur Portfolio- en Assetmanagement bij Batavia Groep: "De essentie is om alle afdelingen met elkaar te verbinden."

"Vastgoedsturing gaat niet alleen over vastgoed," begint Rein het gesprek. "Het gaat over stenen, maar ook over mensen en financiën. Het verbinden van deze facetten, de doelen van de corporatie, systemen en de mensen is uiteindelijk de crux van vastgoedsturing."

Vastgoedsturing gaat niet alleen over vastgoed. Het gaat over stenen, maar ook over mensen en financiën."

Kwaliteit van data
Nog niet alle corporaties in Nederland doen aan vastgoedsturing, legt Rein uit. "En bij de corporaties die het al wel doen loopt het niet altijd even soepel en efficiënt. Niet omdat ze niet willen, maar vooral omdat het hen ontbreekt aan tijd en capaciteit om hier echt in te investeren." Het gebrek aan valide, eenduidige data is hier debet aan. "Corporaties krijgen steeds meer data tot hun beschikking uit externe bronnen. Maar dat betekent niet dat al deze gegevens uniform zijn. Denk bijvoorbeeld aan iets simpels als de grootte van een woning. Uit het ERP-systeem blijkt dit 50 vierkante meter te zijn, de taxateur zegt 60 vierkante meter en het BAG zegt 45 vierkante meter. Wat is dan de waarheid? Voor vastgoedsturing is goede datakwaliteit voorwaardelijk."

Verantwoordelijkheid
De eerste stap om vastgoedsturing binnen een organisatie te verankeren is volgens Rein het neerleggen van de verantwoordelijkheid van data bij medewerkers. "Stel dat de grootte van de woning wordt vastgesteld op 52 vierkante meter, dan moet iemand verantwoordelijk zijn voor het bestand waarin dat vastligt. Maak medewerkers eigenaar van het moederbestand, en zorg dat zij het up-to-date houden en correct."

De volgende stap is het vertalen van strategische doelstellingen naar tactisch en operationeel niveau. "Je ziet dat bij veel corporaties verschillende taken van de afdeling Wonen worden neergelegd bij een manager Vastgoedsturing. Dat moet iemand zijn die verstand heeft van vastgoed, maar ook van de corporatiefinanciën en het sociale domein. Iemand die al deze facetten kan verbinden en alle 'talen' spreekt. Zorg ervoor dat zo'n iemand wordt benoemd en eindverantwoordelijk is in het tactische en strategische proces."

Uniforme taal
Vastgoedsturing gaat volgens Rein over verschillende afdelingen heen, en het hanteren van één uniforme taal is daarom essentieel. "Anders kun je dit makkelijk als alibi gebruiken om niet goed en soepel samen te werken. Zorg dat je aan hetzelfde doel werkt en verbind mensen, systemen en data met elkaar. Zo creëer je vertrouwen, kun je heldere doelen stellen qua vastgoed en is voor iedereen duidelijk wat nodig is om deze stip op de horizon te bereiken."

PAM
Batavia Groep helpt corporaties bij de vastgoedsturing door data goed en veilig te ontsluiten. "ICT is volgens ons een hulpmiddel om de proceskant van vastgoedsturing te ondersteunen. Je doorloopt steeds dezelfde routine, en met ICT heb je inzicht waar in de processen je je bevindt en heb je inzicht in de samenhang tussen de verschillende doelstellingen."

Aan het product PAM – dat staat voor Portfolio AssetManagement – van Batavia Groep is onlangs een nieuwe module toegevoegd; de Portfolio Verkenningen. "Hiermee maken wij het makkelijker beleidswijzigingen te simuleren en door te rekenen," legt Rein uit. "Stel dat je jouw bezit wilt verduurzamen naar label A, maar je niet weet welke woningen het meest geschikt zijn. Daarvoor zijn gegevens nodig die bij eigenlijk alle corporaties in twee softwarepakketten staan, waarbij de data moet worden overgeheveld wat tijd kost en foutgevoelig is. Wij verbinden de systemen, waardoor je binnen enkele minuten kunt zien wat zo'n eventuele verduurzaming betekent voor je wensportefeuille of kasstroom. Dit is een voorbeeld dat laat zien hoe corporaties nog sneller en efficiënter kunnen sturen op hun vastgoed."

Veel corporaties denken dat vastgoedsturing te ingewikkeld is, maar in essentie gaat het om het verbinden van zaken en data die je al verzamelt."

Niet langer wachten
Rein sluit af door te zeggen dat er geen reden is voor corporaties om nog langer te wachten met het oppakken van vastgoedsturing: "Veel corporaties denken dat het te ingewikkeld is, maar in essentie gaat het om het verbinden van zaken en data die je al verzamelt. Wellicht is de volgorde iets anders, moet iets net wat anders worden georganiseerd of de data iets worden verrijkt, maar in de kern is de corporatie hier al vaak mee bezig." Een ander argument van corporaties om professionele vastgoedsturing voor zich uit te schuiven, is omdat er geen heldere prestatie-indicatoren zijn. "Maar daar zijn diverse 'good practices' voor beschikbaar," weerlegt Rein. "Je kunt deze altijd later bijschaven naar jouw specifieke wensen, maar door er nu mee aan de gang te gaan bouw je ervaring op waarmee je vastgoedsturing in de toekomst nog beter kunt oppakken en toepassen. Zo word je met de data van vandaag de corporatie van morgen."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 29 juni 2017